Como dar advertencia por escrito para funcionario: guia prático
por Bruno Vieira · 02 de setembro de 2026
Aprenda a aplicar advertência por escrito com segurança: critérios, redação, recusa de assinatura e quando evoluir para suspensão ou justa causa.
Como dar advertência por escrito para funcionário: guia prático
Advertência por escrito é um documento interno para registrar uma conduta, orientar correção e manter consistência nas medidas disciplinares. Quando bem feita, ela vira prova organizada (fato, data, ciência e anexos) e reduz discussão sobre “o que aconteceu”.
Base legal de referência (poder diretivo): Art. 2º da CLT – o empregador dirige a prestação de serviços. Fonte: CLT (Planalto) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
Quando usar advertência verbal, escrita ou suspensão (mini-fluxo decisório)
Não existe um “número mágico” único para toda empresa. O que funciona na prática é ter critérios objetivos na política interna e aplicar com imediatidade (sem deixar o fato “esfriar”).
Fluxo prático (adaptável à sua política)
- Primeira ocorrência leve (ex.: atraso pontual, descuido sem impacto relevante)
- Ação: conversa/advertência verbal
- Registro interno: anote data, assunto e quem participou (não precisa ser entregue ao empregado)
- Reincidência em janela definida pela empresa (ex.: repetiu o mesmo comportamento dentro do período que sua política considera relevante)
- Ação: advertência por escrito
- Anexos: evidências (espelho de ponto, escala, e-mail de orientação, ordem de serviço)
- Persistência após advertência escrita ou conduta mais grave
- Ação: suspensão disciplinar (quando aplicável)
- Atenção ao limite: Art. 474 da CLT — suspensão não pode exceder 30 dias consecutivos, sob pena de rescisão indireta. Fonte: CLT (Planalto) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
- Falta grave (Art. 482 da CLT) ou histórico consistente de reiteração
- Ação: avaliar medidas cabíveis, com documentação completa
- Referência: Art. 482 da CLT lista hipóteses de falta grave (ex.: desídia, insubordinação). Fonte: CLT (Planalto) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
Alertas de risco (onde as empresas mais erram)
- Demora para punir: a jurisprudência do TST exige imediatidade; atraso pode ser interpretado como perdão tácito (Súmula 32 do TST é citada para abandono e aplicada analogicamente). Fonte: TST – Jurisprudência https://www.tst.jus.br/jurisprudencia
- Punir duas vezes o mesmo fato: não aplique nova penalidade para a mesma ocorrência; use a próxima ocorrência (reincidência) como base.
- Sem evidência anexada: advertência “sem lastro” vira discussão de versão.
O que não pode faltar numa advertência por escrito (checklist operacional)
Conteúdo mínimo do documento
- Identificação da empresa (razão social e CNPJ ou identificador interno)
- Identificação do empregado (nome, função, setor, matrícula/ID)
- Descrição objetiva do fato (data, horário, local e o que ocorreu)
- Referência à regra interna aplicável (se existir) e, quando fizer sentido, ao Art. 482 da CLT (ex.: desídia/insubordinação)
- Orientação clara do que deve mudar
- Campo de ciência/assinatura do empregado
- Campo de assinatura do responsável pela empresa
- Campo para duas testemunhas (para caso de recusa)
- Lista de anexos (ex.: espelho de ponto, escala, e-mails)
Quem participa (para evitar exposição)
- 1 gestor direto ou representante de RH/DP
- O empregado
- Testemunhas somente se houver recusa (evite “plateia”)
Onde fazer
- Local reservado (sala/área de RH), sem colegas ao redor.
Imediatidade: quando emitir a advertência
A advertência deve ser aplicada logo após a empresa tomar conhecimento do fato, para não gerar interpretação de perdão tácito.
Referência: exigência de imediatidade na jurisprudência do TST; Súmula 32 (abandono) aplicada analogicamente. Fonte: https://www.tst.jus.br/jurisprudencia
Na prática: se você precisa apurar (ex.: conferir ponto, ouvir gestor, checar escala), faça isso rápido e documente o que foi verificado (anexos).
Como redigir: linguagem recomendada x linguagem que dá problema
Use
- Frases factuais: “No dia //____, às :, houve ____.”
- Termos neutros: “descumpriu”, “não compareceu”, “recusou-se a cumprir a orientação”
- Pedido claro: “A partir de //____, deverá ____.”
Evite
- Julgamentos e rótulos: “preguiçoso”, “sem compromisso”, “desleixado”
- Ameaças genéricas: “será mandado embora” (prefira: “reincidências podem gerar medidas disciplinares mais severas”)
- Exposição de detalhes desnecessários (principalmente em temas sensíveis)
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Modelos prontos (exemplos completos com campos preenchidos)
A seguir, 3 exemplos para você copiar e adaptar. Ajuste datas, horários, política interna e anexos conforme o seu caso.
Exemplo 1 — Advertência por escrito por atraso recorrente (desídia)
ADVERTÊNCIA DISCIPLINAR (POR ESCRITO)
Empresa: Alfa Comércio de Alimentos Ltda. (CNPJ 12.345.678/0001-90)
Unidade: Loja Centro – Rua Exemplo, 100 – São Paulo/SP
Empregado: João da Silva
Função/Setor: Atendente – Operação
Matrícula/ID: 00457
Fato: Registramos que o empregado apresentou atrasos nas seguintes datas e horários, conforme controle interno de jornada:
- 05/08/2026 – entrada registrada às 09:12 (horário previsto: 09:00)
- 12/08/2026 – entrada registrada às 09:18 (horário previsto: 09:00)
- 19/08/2026 – entrada registrada às 09:10 (horário previsto: 09:00)
Enquadramento/Referências: A reiteração de atrasos pode caracterizar desídia, hipótese prevista no Art. 482 da CLT.
Orientação: A partir desta data, o empregado deverá cumprir integralmente o horário contratual, organizando-se para estar no posto de trabalho no horário previsto.
Ciência e registro: Esta advertência tem finalidade disciplinar e educativa, para registro e orientação. Reincidências podem ensejar medidas disciplinares mais severas.
Local e data: São Paulo/SP, 20/08/2026
Responsável (empresa): ___________________________
Nome: Maria Oliveira – Supervisora
Empregado (ciência): ___________________________
Nome: João da Silva
Testemunha 1 (se necessário): ____________________
Nome:
Testemunha 2 (se necessário): ____________________
Nome:
Anexos: Espelho de ponto de 05/08/2026, 12/08/2026 e 19/08/2026.
Manifestação do empregado (opcional):
O que evitar neste caso: “atrasou porque é desleixado”, “não tem responsabilidade”.
Exemplo 2 — Advertência por escrito por falta injustificada (desídia)
ADVERTÊNCIA DISCIPLINAR (POR ESCRITO)
Empresa: Beta Serviços Administrativos Ltda. (CNPJ 98.765.432/0001-10)
Unidade: Matriz – Av. Modelo, 500 – Belo Horizonte/MG
Empregada: Ana Pereira
Função/Setor: Assistente Administrativo – Financeiro
Matrícula/ID: 00112
Fato: No dia 14/08/2026, a empregada não compareceu ao trabalho durante toda a jornada prevista, sem apresentação de justificativa aceita pela empresa até o momento da emissão deste documento.
Enquadramento/Referências: A conduta pode se relacionar a desídia, hipótese prevista no Art. 482 da CLT, especialmente quando houver reiteração.
Orientação: A empregada deverá comunicar ausências e apresentar justificativas/documentos conforme as regras internas aplicáveis, dentro do fluxo definido pela empresa.
Ciência e registro: Esta advertência registra o ocorrido e orienta a correção de conduta. Reincidências podem ensejar medidas disciplinares mais severas.
Local e data: Belo Horizonte/MG, 15/08/2026
Responsável (empresa): ___________________________
Nome: Carlos Mendes – RH
Empregada (ciência): ___________________________
Nome: Ana Pereira
Testemunha 1 (se necessário): ____________________
Nome:
Testemunha 2 (se necessário): ____________________
Nome:
Anexos: Escala do dia 14/08/2026; registro de tentativa de contato (se houver).
Manifestação da empregada (opcional):
O que evitar neste caso: “faltou porque quis”, “não tem caráter”. Foque no fato e no procedimento.
Exemplo 3 — Advertência por escrito por insubordinação
ADVERTÊNCIA DISCIPLINAR (POR ESCRITO)
Empresa: Gama Indústria de Embalagens Ltda. (CNPJ 11.222.333/0001-44)
Unidade: Fábrica – Rod. Exemplo, km 10 – Curitiba/PR
Empregado: Marcos Souza
Função/Setor: Operador – Produção
Matrícula/ID: 00990
Fato: No dia 22/08/2026, às 14:30, no setor de Produção, o empregado recusou-se a cumprir orientação direta do superior responsável no momento (ajuste de atividade para a linha 2), mantendo-se na atividade anterior após a orientação.
Enquadramento/Referências: A conduta pode caracterizar insubordinação, hipótese prevista no Art. 482 da CLT.
Orientação: O empregado deverá cumprir orientações diretas e legítimas relacionadas à execução do trabalho. Em caso de dúvida, deverá solicitar esclarecimento ao responsável antes de se recusar a executar.
Ciência e registro: Esta advertência registra o ocorrido e orienta a correção de conduta. Reincidências podem ensejar medidas disciplinares mais severas.
Local e data: Curitiba/PR, 22/08/2026
Responsável (empresa): ___________________________
Nome: Paula Ribeiro – Encarregada de Produção
Empregado (ciência): ___________________________
Nome: Marcos Souza
Testemunha 1 (se necessário): ____________________
Nome:
Testemunha 2 (se necessário): ____________________
Nome:
Anexos: Relato do gestor (interno) e identificação de quem presenciou (se aplicável).
Manifestação do empregado (opcional):
O que evitar neste caso: escrever “insubordinação” sem descrever a ordem e o contexto. O documento precisa do fato observável.
Coleta de ciência: assinatura, recusa, e-mail e assinatura eletrônica
A assinatura serve para comprovar ciência, não concordância.
Roteiro quando o empregado se recusa a assinar
- Leve o empregado a um local reservado.
- Leia o documento (ou permita leitura integral) e esclareça que é registro de ciência.
- Se houver recusa, escreva no próprio documento: “Empregado recusou-se a assinar após leitura/ciência nesta data.”
- Colha assinatura de duas testemunhas que presenciaram a ciência e a recusa.
A recusa pode ser suprida por duas testemunhas, conforme praxe validada pelos TRTs.
E-mail e assinatura eletrônica (boas práticas)
- Se sua empresa usa rotinas digitais, mantenha um fluxo que registre envio, recebimento e conteúdo.
- Para operações ligadas a controle de jornada e rotinas digitais, a Portaria MTP nº 671/2021 é referência regulatória do tema. Fonte: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-mtp-n-671-de-8-de-novembro-de-2021-357693276
Armazenamento e sigilo (boas práticas de LGPD)
- Restrinja acesso: RH/DP, gestor direto e quem precisar para administrar o contrato.
- Guarde em pasta funcional (física ou digital) com controle de acesso.
- Anexe evidências mínimas necessárias (ex.: espelho de ponto) e evite circular o documento por grupos.
- Não exponha o conteúdo para “servir de exemplo”.
Observação: este guia traz boas práticas operacionais; para prazos específicos de guarda, use a política interna e orientação especializada (sem “chute” de prazo).
Suspensão disciplinar: limite e cuidado de aplicação
Se a empresa optar por suspensão, respeite o limite do Art. 474 da CLT: não pode exceder 30 dias consecutivos, sob pena de rescisão indireta.
Fonte: CLT (Planalto) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
Tabela rápida: conferência antes de entregar a advertência
| Pergunta | Se “não”, ajuste antes de aplicar |
|---|---|
| O fato está descrito com data, horário e local? | Reescreva com objetividade e inclua anexos |
| A empresa está agindo com imediatidade? | Justifique a apuração e não deixe “esfriar” |
| Há risco de dupla punição pelo mesmo fato? | Use a ocorrência correta (não repita penalidade) |
| Existe evidência mínima anexada (ex.: espelho de ponto)? | Anexe e liste no documento |
| Há campo para manifestação do empregado? | Inclua campo ou anexo |
| Se houver recusa, há duas testemunhas? | Providencie testemunhas e registre a recusa |
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