Planilha de ponto x app: o que funciona melhor para pequenos negócios

"Pra que pagar por app de ponto se eu já tenho a planilha do Excel pronta?" — essa pergunta é justa. Vamos comparar item a item, sem enrolação.

Custo direto

Planilha parece grátis, mas o tempo do administrativo (ou seu) tem custo real. Conta básica: 6h/mês × R$ 30/h = R$ 180/mês. Um app de R$ 20–R$ 50 paga sobrando.

Tempo

Planilha:

• Funcionário digita (ou você digita pra ele).
• No fim do mês, alguém soma tudo, calcula extras, separa DSR.
• Erro de fórmula? Refaz.

App de ponto:

• Funcionário bate no celular, leva 5 segundos.
• Relatório pronto em 1 clique no fim do mês.

A diferença de tempo costuma ser de 8h por mês pra cada 5 funcionários.

Risco trabalhista

Esse é o ponto que pesa mais — e quase ninguém calcula.

Planilha

• Não tem como provar quando o registro foi feito (pode ter sido editada hoje de manhã).
• Funcionário pode dizer: "essa planilha não é minha, ninguém me mostrou".
• Juiz costuma invalidar planilha sem assinatura por turno.

App de ponto

• Cada registro tem timestamp inalterável.
• Selfie ou geolocalização confirmam quem bateu.
• Espelho do ponto fica disponível pro funcionário todo mês — ele assina ciência.
• Atende a Portaria 671/2021 (obrigatória a partir de 20 funcs., mas válida em qualquer auditoria).

Um único processo trabalhista perdido por falta de prova de jornada custa mais que 10 anos de mensalidade de um app de R$ 20/mês.

Cálculos que a planilha sempre erra

• Adicional noturno com a redução de 52min30s da CLT.
• DSR sobre hora extra (sim, a hora extra reflete no descanso).
• Hora extra de domingo e feriado com adicional de 100%.
• Banco de horas com vencimento e compensação.

Cada um desses tem uma regra. A planilha "média" do mercado erra pelo menos 2 desses cálculos — e o erro sempre aparece em rescisão.

Quando ainda faz sentido usar planilha

• Você tem 1 funcionário (MEI) e ele bate o ponto na sua frente todo dia.
• Não tem hora extra, não tem turno noturno, não tem domingo.
• O funcionário entrou ontem e você ainda está testando se vai continuar.

Fora isso? Planilha é dívida técnica que vai cobrar juros depois.

Quando trocar (sinais claros)

Troque agora se:

• Você tem 2+ funcionários CLT.
• Já gastou mais de 2h num mês conferindo planilha.
• Algum funcionário já reclamou de hora extra "esquecida".
• Você não tem certeza de quanto deve em banco de horas.
• Já passou perto de uma fiscalização ou processo.

Como começar sem complicar

1. Escolha um app que funcione no celular (sem instalar nada).
2. Cadastra os funcionários e a jornada de cada um.
3. Manda o link no WhatsApp pra cada um bater o próprio.
4. Roda 1 mês em paralelo com a planilha pra comparar.
5. No segundo mês, aposenta a planilha.

O PontoBarato começa em R$ 5/mês pro MEI e R$ 20/mês pra equipe de até 5. Sem cartão pra testar 15 dias — exatamente o tempo de rodar em paralelo e comparar.

Resumo

• Planilha custa mais do que parece (tempo + risco).
• App resolve cálculo, prova jurídica e fechamento de mês.
• Vale trocar a partir do 2º funcionário CLT.
• Roda 1 mês em paralelo antes de aposentar a planilha.

Planilha é ótima pra orçamento doméstico. Pra ponto de funcionário, já passou da hora.