Custo de manutencao de relogio de ponto: o que pesa no mês

Custo de manutenção de relógio de ponto: o que pesa no mês

Comprar o relógio de ponto (REP-C) é só o começo. O que costuma pesar no mês é o que vem depois: bobinas, visitas técnicas (quando dá problema), tempo do DP para coletar/ajustar dados e o custo de “parada” quando o equipamento falha bem na semana do fechamento.

Além do operacional, existe o risco jurídico quando o controle falha: a ausência de registro de ponto ou registros “britânicos” (horários invariáveis) pode gerar presunção relativa de veracidade da jornada alegada pelo empregado (Súmula 338 do TST).

Base legal: para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, é obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída (Art. 74, § 2º da CLT). A Portaria MTP nº 671/2021 consolidou as regras e classificou os registradores em REP-C, REP-A e REP-P.

---

Antes de somar custos: qual tipo de REP você usa?

A Portaria MTP nº 671/2021 organiza o registro eletrônico em:

• REP-C: convencional (relógio físico)
• REP-A: alternativo
• REP-P: em programa

Isso importa porque muda o que entra na conta mensal. Exemplo direto:

• No REP-C, existe a rotina de impressão do comprovante e, portanto, consumo de bobina.
• No REP-P, há dispensa de comprovante impresso, desde que o sistema permita consulta eletrônica e envio do comprovante por e-mail (Art. 80 da Portaria 671).

---

Framework prático: “planilha mental” do custo mensal do REP-C

Use este modelo para estimar o custo mensal do relógio físico. A ideia é transformar “sensação de gasto” em números que você consegue acompanhar.

1) Bobinas (consumo por marcação)

Fórmula (mensal):

• Marcações/dia = colaboradores × marcações por colaborador/dia
• Marcações/mês = marcações/dia × dias úteis
• Custo de bobina/mês = (marcações/mês ÷ capacidade da bobina em marcações) × preço da bobina

Como coletar internamente (sem chute):

• Pegue 1 mês de operação e anote: quantas bobinas foram usadas e quantos colaboradores marcaram ponto.
• Se houver mais de um relógio/unidade, separe por local (o consumo muda muito por fluxo).

Observação técnica que muda a compra: o comprovante impresso deve ter durabilidade mínima de 5 anos, conforme requisitos técnicos do INMETRO e do MTE. Na prática, isso puxa a escolha para bobinas de melhor qualidade e cuidado com armazenamento.

2) Visitas técnicas (ocorrências/ano → custo/mês)

Fórmula (mensal):

• Custo de visitas/mês = (ocorrências/ano × custo médio por ocorrência) ÷ 12

Como coletar internamente:

• Levante no financeiro/contratos: quantas vezes chamou assistência nos últimos 12 meses.
• Some: deslocamento + hora técnica + peças (quando houver) e tire uma média por ocorrência.

Faixas de mercado (use como referência, não como verdade universal):

• Fornecedores costumam cobrar deslocamento e hora técnica; os valores variam por região, SLA e contrato. O melhor caminho é pedir 2–3 cotações e registrar o custo médio por chamado.

3) Tempo do DP/RH (horas/mês)

Fórmula (mensal):

• Custo DP/mês = horas gastas com ponto no mês × custo/hora do DP

Como coletar internamente:

• Durante 1 fechamento, registre em uma planilha simples:
  • tempo de coleta/exportação
  • tempo de conferência
  • tempo de ajustes (marcações faltantes, divergências)
  • tempo de retrabalho com gestores

Caso típico: a coleta via pendrive falha, o arquivo não é gerado como esperado ou fica incompleto. O custo não é “do pendrive”: é o tempo do DP para refazer rotina, cobrar gestor e ajustar manualmente.

4) Custo de parada (quando o relógio falha)

Aqui entram dois componentes:

• Custo operacional: tempo do DP e dos gestores “apagando incêndio”
• Custo de risco: quanto a empresa fica exposta quando o registro não é confiável

Como medir sem inventar número:

• Registre quantas vezes o relógio ficou indisponível no ano e por quanto tempo.
• Anote o impacto direto no fechamento (ex.: “equipamento parado 2 dias na semana do fechamento”).

---

Exemplos numéricos (reproduzíveis) por porte

Os exemplos abaixo são para você montar sua conta. Onde entra preço de bobina, custo/hora e custo de visita, use os seus números (ou cotações reais). Para facilitar, vou deixar as variáveis explícitas.

Exemplo A — empresa com 30 colaboradores

Premissas operacionais (ajuste para sua realidade):

• 30 colaboradores
• 4 marcações/dia por colaborador (entrada/saída + intervalo)
• 22 dias úteis/mês

1) Marcações/mês

• 30 × 4 × 22 = 2.640 marcações/mês

2) Bobinas/mês (em fórmula)

• Se a bobina rende B marcações e custa R$ P:
  • Bobinas/mês = 2.640 ÷ B
  • Custo bobinas/mês = (2.640 ÷ B) × P

3) Visitas técnicas/mês (em fórmula)

• Se você teve N ocorrências/ano e cada uma custou em média R$ V:
  • Custo visitas/mês = (N × V) ÷ 12

4) Tempo do DP/mês (em fórmula)

• Se o DP gasta H horas/mês com coleta/conferência/ajustes e o custo/hora é R$ C:
  • Custo DP/mês = H × C

Total mensal (modelo):

• Total REP-C/mês = bobinas + visitas + DP + custo de parada (se houver)

Exemplo B — empresa com 120 colaboradores

Premissas operacionais (ajuste para sua realidade):

• 120 colaboradores
• 4 marcações/dia por colaborador
• 22 dias úteis/mês

1) Marcações/mês

• 120 × 4 × 22 = 10.560 marcações/mês

2) Bobinas/mês

• Bobinas/mês = 10.560 ÷ B
• Custo bobinas/mês = (10.560 ÷ B) × P

3) Visitas técnicas/mês

• Custo visitas/mês = (N × V) ÷ 12

4) Tempo do DP/mês

• Custo DP/mês = H × C

O que normalmente muda do porte 30 → 120:

• o consumo de bobina escala direto com marcação
• o tempo de DP tende a crescer por volume de ajustes e conferência
• qualquer parada “pega” mais gente e aumenta retrabalho

---

Checklist rápido: onde o REP-C costuma gerar custo escondido

Use como auditoria interna (30 minutos com DP + financeiro):

• Quantas bobinas foram usadas nos últimos 3 meses? (por unidade/relógio)
• Houve compra emergencial de bobina (frete/urgência)?
• Quantos chamados técnicos aconteceram em 12 meses? Qual custo médio por chamado?
• O DP mede horas gastas com coleta/conferência/ajustes? (se não mede, comece no próximo fechamento)
• Já houve falha de coleta/exportação (ex.: pendrive) que atrasou fechamento?
• Já houve período sem registro confiável? (isso aumenta risco em discussão de jornada)

---

O que é risco (e não só custo): registro ausente ou “britânico”

Dois pontos que valem ficar no radar:

1. Obrigatoriedade do controle: para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, a anotação de entrada e saída é obrigatória (Art. 74, § 2º da CLT).

2. Efeito de falhas no controle: a falta de registro de ponto ou registros com horários invariáveis pode gerar presunção relativa de veracidade da jornada alegada pelo empregado (Súmula 338 do TST).

Na prática, manutenção e rotina de coleta não são só “TI”: são parte do seu controle de jornada.

---

REP-C vs REP-P: o que muda na conta mensal

A Portaria 671 também ajuda a entender por que algumas empresas comparam o relógio físico com o ponto em programa.

Ponto objetivo: no REP-P, não há obrigação de emitir comprovante impresso, desde que exista consulta eletrônica e envio do comprovante por e-mail (Art. 80 da Portaria 671). Isso pode retirar da conta itens ligados a papel e impressão.

---

Seção comercial (com premissas claras): como avaliar “economia” sem promessa vaga

Quando alguém fala em “economizar até X%”, a pergunta certa é: X% de quê?

Para comparar de forma honesta, coloque no mesmo pacote:

• bobinas (consumo real)
• visitas técnicas (média anual)
• tempo do DP (horas de rotina + horas de retrabalho)
• custo de parada (quando ocorrer)

Aí sim você consegue comparar com o custo mensal de um REP-P.

CTA sutil

Se você quiser fazer essa conta com um cenário real (com suas bobinas, seus chamados e suas horas de DP), compare com o custo de um ponto pelo celular como o PontoBarato (a partir de R$ 5/mês). Ele ainda não é REP-P certificado; se sua empresa precisa de REP-P, confirme com seu contador.

---

Fontes oficiais

• CLT – Planalto (Art. 74, § 2º): https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm
• Portaria MTP nº 671/2021: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-mtp-n-671-de-8-de-novembro-de-2021-357697349
• Súmula nº 338 do TST: https://www3.tst.jus.br/jurisprudencia/Sumulas_indice/Sumulas_Pag301_350.html#SUM-338